【待ち楽flex 導入事例】京都市消防局　消防指導センター様

2023年7月24日

■導入のきっかけは何ですか？

令和５年度から新たに「消防指導センター」というセクションを開設するにあたり、多くの来庁者が見込まれることから来庁者ができる限り滞留せず、事前相談や申請届出をスムーズに行えるよう考えたのがきっかけでした。

■実際に利用されていかがですか？

消防指導センターでは、来庁者への受付端末による受付対応に加え、WEBサイトでの日時予約・混雑状況の確認、呼出通知機能といったシステムを利用しています。

現在、1日平均70組くらいの方々が来庁されており、受付端末により受付をしていただいていますが、無人で受付時の初期対応が可能となっており、事前相談や申請届出の対応についてスムーズに行えています。

来庁者自身は、まず始めに、「受付」と「WEBで予約済の方」のどちらかを押すだけで、端末操作を簡単に進めていくことができるので、あまり戸惑われることなく安心してご利用されているように見受けられます。

受付端末と、待ち人数を表示するモニター
【受付】を押すと、行政区(担当者)を選択するボタンが表示される

WEBサイトでの日時予約・混雑状況の確認、呼出通知機能のシステムについても、特にトラブルもなくご利用していただいています。また、消防指導センターから全体の予約状況を簡単に確認できるので、私たちの業務スケジュール管理にも活用できています。

来庁予約をする際は、京都市消防局のHP(https://www.city.kyoto.lg.jp/shobo/)から予約が可能
休日にあたる日などは、予約指定ができないように設定

■職員の皆様の反応はいかがですか？

今回、当局で初めて導入する新しいシステムということもあり、導入後は本当にスムーズに稼働できるか懸念していましたが、実際に利用を開始すると、大きなトラブルの発生もなく無人で受付時の初期対応が可能であるので、業務の効率化が図れており、非常に満足しています。

職員によるにシステム操作について、シンプルでわかりやすい仕様のため難しいと感じている職員はいないようです。

職員の方が利用する呼び出し端末
シンプル操作と担当の色分けで分かりやすく

消防指導センターでは、市内１１ある行政区を4つのグループに分けて、そのグループごとに複数の担当者を配置しているのですが、職員が操作端末からの音声を聞き、モニターを一目見るだけで、どの担当グループの職員が対応すべきかを瞬時に判断できるので、スピーディーな窓口対応にもつながっています。

バックヤードにモニターを設置することで混雑状況と担当が一目で分かる

■今後のシステム課題について

利用を開始してからあまり時間が経っていないため、これから課題が出てくるかもしれませんが、現在は事前相談や申請届出の対応についてスムーズに行えていると感じています。

また、受付画面、WEB予約画面、統計出力といった操作で使いにくい部分が生じた際の対応が非常に早く、業務継続について考慮しながら画面変更や改修をしていただけるサポート力をありがたく思っています。

今のところ順番をお待ちいただくことがほぼない状況を実現できていますが、これまで以上に来庁者が増えていく状況等になれば、受付業務の効率化をより一層図れるような新しい提案や仕様のアップデートを期待しています。

今後も来庁者に気持ち良く安心していただける窓口対応を目指していきたいと思います。

■コギトより

いつもご利用いただき、誠にありがとうございます。

サポート体制も含めご満足いただけているとのこと、大変光栄に存じます。

コギトはかなり少人数で開発を進めているため、大手のように完成された「パッケージ」をご提供することはできませんが、その分お客様のニーズをお伺いして機能を追加改修する小回りが利く開発スタイルであることが強みだと自負しています。

今回開発した「予約機能」もあわせて、今後も現場のお客様のお声を細やかに反映できるよう、取り組んでまいります。

今後とも宜しくお願い申し上げます。

クライアント様情報

京都市消防局　
https://www.city.kyoto.lg.jp/shobo/

順番管理・待ち状況案内システムに関する案内
https://www.city.kyoto.lg.jp/shobo/page/0000308980.html

企画力 × 技術力で
ソーシャルイノベーションしていく